Sácale provecho a tu tiempo de trabajo
"Permítete el lujo de salir a tu hora siguiendo unos simples consejos que te ayudarán a sacarle el jugo a tu jornada laboral".Hoy en día todas las empresas buscan personas multitarea que sean capaces de participar en diferentes proyectos de distintas áreas de conocimiento. Esto implica invertir tiempo en aprendizaje, desempeñar más y muy variadas funciones y lo peor de todo, ampliar nuestra jornada laboral.
Al mismo tiempo, en países europeos como Alemania está mal visto quedarse horas de más porque significa que no se es eficiente. Y, por supuesto, las estadísticas nos dicen que sacan adelante más trabajo que nosotros los españoles en menos tiempo.
En vez de echarnos las manos a la cabeza cuando escuchamos estas cosas, podemos pensar tranquilamente que nosotros también podemos cumplir nuestro horario de trabajo adquiriendo una serie de rutinas.
Podemos realizar una serie de tareas diarias que, aunque en principio parezca que nos quitan tiempo, se convertirán en una buena inversión si con esto conseguimos realizar más trabajo en menos tiempo.
Para planificar tu tiempo de la mejor manera posible te puede ayudar lo siguiente:
- Piensa en las funciones que realizas en tu puesto de trabajo y colócalas en un folio. A continuación define las tareas que sólo deberías desarrollar tú y una vez hecho esto, empieza a delegar aquellas funciones que no forman parte de tu quehacer diario.
- Reflexiona sobre el tiempo que dedicas a cada tarea e imagina una manera más rápida de hacerla.
- Comienza a utilizar, y si ya lo haces, a organizar una agenda. En ella tendrás que apuntar las tareas diarias que tienes que realizar por orden de urgencia e importancia. Revísala a diario para no dejar tareas pendientes.
- A cada tarea asígnale un tiempo aproximado para que no se dilate demasiado.
- Antes de volver a casa cada día, revisa la agenda y haz los ajustes que creas necesarios. Al principio quizás te cueste calcular el tiempo que lleva cada tarea, pero con constancia elaborarás una buena agenda.
El cambio de actitud también es muy importante a la hora de planificar el tiempo de trabajo ya que, si te cuesta delegar o estás acostumbrado a absorber más trabajo del que puedes realizar, tendrás que reeducar costumbres arraigadas en ti.
Además de las diferentes acciones que podemos poner en marcha para reducir tiempos de ejecución debemos conocer bien a los "ladrones de tiempo": aquellos factores imprevistos que aparecen de repente y nos hacen perder tiempo de trabajo.
Algunos de los que más destacan son:
- Visitas que no estaban concertadas y aparecen de repente. Sólo si se tiene confianza con la persona podremos posponerla para otro momento; si no habrá que ir al grano y darla por finalizada cuanto antes sin perdernos en detalles insignificantes.
- Reuniones de trabajo. Son muy importantes para poder organizar el trabajo de un equipo y no duplicar tareas, pero habitualmente se convierten en un importante ladrón del tiempo debido a que no existe un orden del día a seguir y la conversación se pierde en temas que no vienen al caso.
- Papeleo. La burocracia muchas veces disminuye nuestro rendimiento debido a que tenemos que esperar a que algo sea aprobado para poder seguir con nuestra tarea. Si una tarea requiere mucho papeleo la realizaremos antes que otras para poder continuar trabajando en otras cosas mientras nos llegan los permisos pertinentes.
- Desorden. Ordenar los papeles en la mesa, colocar los archivos por proyecto, o sujetar con un clip los justificantes con sus correspondientes facturas consiguen que no tengamos que perder tiempo buscando aquello que en un momento determinado queremos gestionar.
- Mala comunicación. Es importante comprobar que lo que nos han comunicado o lo que transmitimos a otros ha sido entendido, ya que un mensaje poco claro lleva a error y consigue que haya que repetir la tarea por no haber entendido bien el contenido del mensaje. Asegúrate de que el otro te ha comprendido y pregunta cuanto sea necesario si crees que algo no te ha quedado claro.
Si ni siquiera después de haber hecho todo esto conseguimos reducir nuestro horario laboral, la única opción que nos queda es hablar con nuestro superior para que nos ayude a solucionar la situación de carga de trabajo que vivimos.
Para terminar podemos decir que si no somos disciplinados a la hora de poner fin a las largas jornadas de trabajo, el esfuerzo no habrá servido para nada, así es que ponte manos a la obra y comienza a disfrutar de tu tiempo libre.
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